Instemming geven via TOP dossier is extra beveiligd middels een variabel code. 
Nadat leerling en/of ouder(s)/verzorger(s) de e-mail van de instemming hebben geopend verschijnt in de webbrowser de volgende melding:

Klik op Verstuur. Er wordt een code naar hetzelfde e-mail adres verstuurd. Vul deze code in de webbrowser.

Daarna kan het TOP dossier worden geopend en instemming worden geregistreerd.
Dit is een veilige manier om een TOP dossier te delen.

De toegang tot TOP dossier kan middels "2 factor authenticatie" extra beveiligd worden. Het advies is deze extra beveiligingsmiddel aan te zetten. Dit kan de gebruiker als volgt zelf doen:

1. Download een "authenticator app" op de smartphone (bijvoorbeeld Microsoft authenticator of Google authenticator);
2. Open TOP dossier en klik linksonder in op je naam;
3. Klik op Activeren bij het onderdeel 2FA:
   
4. Open de  authenticator app" op je smartphone en klik op Toevoegen. Scan de barcode op de smartphone en vul de code vervolgens in TOP dossier.
   
5. Klik op Activeren. Uitloggen en opnieuw aanmelden en de extra beveiliging is aangezet. Via dezelfde wijze is deze extra beveiliging weer uit te zetten.

Overigens: in ditzelfde scherm is ook het persoonlijk wachtwoord opnieuw in te stellen!

Het overdragen van een TOP dossier naar een andere school kan alleen nadat het TOP dossier is gearchiveerd. Bij de overdracht (export - import) wordt alle informatie, bestanden en verslagen meegenomen, behalve 1) aanpak 2) evaluatiedatum en 3) gegeven instemming.

Benodigd voor de overdracht:
1) licentienaam van de ontvangende school (dit staat onderin de witte balk)
2) geboortedatum van de betreffende leerling.

Werkwijze:

1. Archiveer het huidige dossier;
2. Via INSTELLINGEN - IMPORT/EXPORT - TOP DOSSIER EXPORT kies je het dossier welke je wilt overdragen aan de andere school of CLEO. Vul de licentienaam in van die school. De licentienaam van CLEO is: TOMVONK.
   Informeer de ontvangende partij dat er een TOP dossier klaar staat.
3. De ontvangende partij kan het TOP dossier importeren via INSTELLINGEN -
   IMPORT/EXPORT - TOP DOSSIER IMPORT. Vul de geboortedatum van de leerling, schooljaar en groep waarin het dossier moet worden geïmporteerd.
4. Het TOP dossier is geïmporteerd. De ontvangende school kan het TOP dossier doorlopen en eventueel aanvullen.

Een uitgebreide handleiding over deze werkwijze kun je hier downloaden.

Alle aanvragen bij het samenwerkingsverband verlopen via de ondersteuning: EXTRA ONDERSTEUNING OP VOORZIENING. Indien bij 9. Ondersteuningstoolbox "MAAK EEN KEUZE" leeg is, dan is het dossier in de verkeerde ondersteuningstype aangemaakt. Dit is als volgt te herstellen (zonder het dossier te delen met het swv):

• Kies "Ik wil deze toolbox overslaan" - BEVESTIGEN"
• Open 10. Evalueren en klik op AFRONDEN
• Open 11. Dossier status, kies optie "Aanpassen naar extra ondersteuning op voorziening" en selecteer actuele bestanden en verslagen die mee moeten worden genomen - AFRONDEN.

Het huidige dossier wordt gearchiveerd en een nieuw (gevuld) dossier aangemaakt met ondersteuningsniveau: EXTRA ONDERSTEUNING OP VOORZIENING.

• Open 1. Algemene gegevens en klik op AFRONDEN EN DOOR NAAR INSTEMMING (ikea-route). Onderdelen 1 t/m 7 worden afgerond (groen vinkje).
• Registreer instemming in 8. Ontwikkelplan.
• Deel het dossier met het swv, deel de benodigde bestanden en verslagen.
• Open 9. Toelaatbaarheid toolbox en dien de ondersteuningsaanvraag in bij het swv.

Je kunt een externe betrokkene (zoals CLEO) als volgt toegang geven tot TOP dossier:

1. Groep aanmaken via INSTELLINGEN - GROEPEN - NIEUWE GROEP

2. Externe betrokkene aanmaken via INSTELLINGEN - MEDEWERKERS - NIEUWE MEDEWERKER (rol = Top Leerkracht!)

3. Externe betrokkene toevoegen aan de nieuwe groep via INSTELLINGEN - GROEPEN - selecteer de betreffende groep - open tab MEDEWERKERS en voeg externe betrokkene toe.

4. Leerling toevoegen aan deze groep via INSTELLINGEN - GROEPEN - selecteer de betreffende groep - open tab LEERLINGEN en voeg deze leerling toe.

5. Zodra extra inzet van de externe betrokkene bij deze leerling niet meer nodig is, verwijder de leerling uit de groep! De externe betrokkene heeft in Top Dossier alleen toegang tot deze groep. Zodra een andere leerling ondersteuning van deze externe betrokkene ontvangt, hoeft alleen deze leerling te worden toegevoegd aan deze groep.

De volledige handleiding is hier te downloaden.

Als school is het erg belangrijk de verkregen instemming op het OPP te kunnen aantonen. In TOP dossier kan bij het afronden van 8. Ontwikkelplan op de volgende manieren worden aangegeven of en hoe instemming is verkregen:

• Instemming op plan

Er wordt een e-mail met een hyperlink gestuurd naar de persoon/ personen die instemming moet(en) geven. Geef een einddatum voor de hyperlink mee en een onderwerp van de e-mail.

• Anders (buiten TOP dossier)

Geef datum waarop instemming is gegeven en geef in toelichting aan hoe instemming is verkregen en/of vastgelegd.

• Anders (niet!)

Indien er uiteindelijk geen instemming is verkregen, kies optie "Anders" en bij  Instemming" kies NEE. Geef in de toelichting aan wat de reden is.

Klik tot slot op INSTEMMING REGISTREREN.

Veilig communiceren gaat als volgt:

LOGBOEK - COMMUNICATIE SWV
Berichten versturen naar en verslagen delen met het samenwerkingsverband.

LOGBOEK - BESTANDEN
Bestanden delen met het samenwerkingsverband.

LOGBOEK - INZAGE & INSTEMMING
TOP dossier en verslagen delen met leerling/ouders/verzorgers.

LOGBOEK - VERSLAGEN
Download het verslag en e-mail deze versleuteld naar leerling/ouders/verzorgers.

Bij de start van het nieuwe schooljaar dienen de oude openstaande TOP dossiers te worden afgesloten en actuele TOP dossiers te worden overgezet naar het nieuwe schooljaar.

• Rond eerst de TOP dossiers van leerlingen af, die niet meer op school staan ingeschreven of waarvan het OPP niet meer van toepassing is.

Vervolgens kunnen de actuele (lopende) TOP dossiers als volgt worden overgezet naar het nieuwe schooljaar:

• INSTELLINGEN - GROEPEN - groepen dupliceren. Bron is vorig schooljaar; Doel is huidig schooljaar. Klik op DUPLICEREN

Daarna moeten de TOP dossiers naar het nieuwe schooljaar worden overgezet:

• INSTELLINGEN - GROEPEN INDELEN.
  • Huidige groep: vorig schooljaar en vorige groep; Einddatum: 31/07/202x;
    Selecteer de leerlingen
  • Nieuwe groep: huidig schooljaar en huidige groep

Klik op OPSLAAN (2x!). De volledige handleiding is hier te downloaden.

De domeinen in TOP dossier bij 4. Leerlingprofiel kunnen als volgt gewijzigd worden:

• INSTELLINGEN - DOMEIN INSTELLINGEN
  • Klik op + om Nieuw domein toe te voegen. Deze komt altijd bij LEERGEBIED OVERSTIJGEND terug.
  • Klik op "Pennetje" om omschrijving van een bestaande domein aan te passen.
    Let op: dat de omschrijving aansluit bij het oorspronkelijke domein.
    IN dit scherm kan ook worden bepaald of dit domein standaard moet worden meegenomen. 

Vervolgens moeten de domeinen/leergebieden aan de groepen worden toegevoegd:

• INSTELLINGEN - GROEPEN - Via "pennetje" open een GROEP. Open daarna tab DOMEINEN en klik op "Pennetje"(bewerken).
• Alle domeinen met eigenschap "Cito" komen terug in "LEERGEBIED". Domeinen met eigenschap "Handmatig" komen terug in "LEERGEBIED OVERSTIJGEND".
• Bepaal welke domeinen zichtbaar moeten zijn en klik op OPSLAAN.

Deze instellingen gelden alleen voor nieuwe TOP dossiers. Reeds aangemaakte TOP dossiers zullen deze instellingen niet mee krijgen.

Download hier de beschikbare instructies en stroomschema's voor TOP dossier:

Kies altijd categorie 1 (laag), tenzij er sprake is van een uitzondering:    

• Extra ondersteuningsmiddelen boven categorie 1 zijn uitzonderlijk en moeten worden onderbouwd.
• Categorie 2: De leerling heeft structureel intensieve begeleiding nodig om tot zelfsturing te komen. De VSO school dient aan te geven welke ondersteuning zij vanuit de basis en extra ondersteuning bieden, welke ondersteuning vanuit andere partijen gefinancierd wordt (bv. zorgverzekeraar of PGB) en voor welke ondersteuning een extra aanvulling nodig is d.m.v. een categorie 2.
• Categorie 3 wordt afgegeven voor EMB-jongeren. Definitie EMB: een leerling met een combinatie van een (zeer) ernstige verstandelijke beperking (IQ tot 35), een lichamelijke beperking en bijkomende stoornissen, voor wie naast extra ondersteuning in het onderwijs ook extra zorg nodig is en die aangemeld is of gaat worden bij een school voor (voortgezet) speciaal onderwijs. Een school voor (voortgezet) speciaal onderwijs (cluster 3) kan bijzondere bekostiging aanvragen voor leerlingen met een ernstige meervoudige beperking. Om deze bijzondere bekostiging aan te vragen, moet uw school voldoen aan de volgende voorwaarden, zie : https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/bekostiging-en-subsidies/bijzondere-bekostiging/leerlingen-ernstigemeervoudige-beperking.jsp